Отпуск по учебе на работе. Как правильно оформить учебный отпуск. Продолжительность учебных отпусков

Порядок предоставления учебного отпуска

Целевым назначением ежегодных дополнительных отпусков, указанных в части 1 статьи 116 ТК РФ, является обеспечение работников отдыхом большей продолжительности в связи с особым характером работы, ее условиями, воздействием на здоровье вредных производственных факторов, а также в связи с защитой от неблагоприятных последствий работы в таких условиях.
Нормы, регулирующие ежегодные отпуска, законодатель включил в раздел V «Время отдыха» Трудового кодекса. А положения, касающиеся учебных отпусков (ст. 173-177 ТК РФ), отнесены к разделу VII «Гарантии и компенсации». Согласно статье 164 ТК РФ такие отпуска являются средством реализации работником своих прав в области социально-трудовых отношений.
Законодательное закрепление гарантий на дополнительные учебные отпуска работникам, совмещающим работу с обучением, не обусловлено характером и условиями работы и не связано с влиянием такой работы на здоровье работника. В отличие от ежегодных оплачиваемых отпусков учебные отпуска имеют иное целевое назначение. Их целью является учеба (причем успешная), совмещаемая с работой.
Из буквального толкования норм статей 173-176 ТК РФ следует вывод: дополнительные оплачиваемые отпуска в связи с обучением не являются «ежегодными дополнительными оплачиваемыми отпусками», о которых идет речь в статье 120 и части 1 статьи 116 ТК РФ. В пользу данного утверждения свидетельствует и различный подход законодателя к порядку суммирования дополнительных ежегодных отпусков с ежегодными оплачиваемыми отпусками и порядку присоединения к учебным отпускам ежегодных оплачиваемых отпусков.
В первом случае на основании части 2 статьи 120 ТК РФ работодатель обязан суммировать дополнительный ежегодный отпуск с основным ежегодным. А во втором - присоединение ежегодных оплачиваемых отпусков к учебным отпускам (независимо от их оплаты) согласно части 2 статьи 177 ТК РФ допустимо лишь по СОГЛАШЕНИЮ работодателя и работника.
3. Следующий критерий разграничения ежегодных оплачиваемых отпусков и учебных отпусков - основание их предоставления.
Основание для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска - время фактической работы и иные периоды времени, дающие право на отпуск (ст. 121 ТК РФ). Основанием предоставления учебных отпусков является успешное совмещение работником обучения в соответствующих образовательных учреждениях, либо его допущение к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего профессионального образования или в имеющие государственную аккредитацию иные образовательные учреждения.
Кроме того, в соответствии с пунктом 4 ст. 17 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» отдельным основанием для возникновения у работника права на учебный отпуск является справка-вызов из вуза, орма которой приведена в приложении № 1 к приказу Минобразования России от 13 мая 2003 г. № 2057.

Работник вправе претендовать на учебный отпуск, если

Как правильно оформить учебный отпуск

Учебным отпуском называется отсутствие работника на предприятии по уважительным причинам, связанным с обучением в училище или институте. Производительность предприятия напрямую коррелирует со степенью профессиональной подготовки и квалификации ее сотрудников. Предприниматель заинтересован в повышении уровня подготовки кадров, поэтому, а это неразрывно связано с обучением.

Кому полагается?

Для того, чтобы сотрудник начал обучение, начальство направляет его в ученический отпуск. Если в получении образования в учреждении, соответствующем государственным стандартам, заинтересован руководитель, то время, пошедшее на обучение включается в трудовой стаж, как если бы он не покидал своего рабочего места, а также идет в счет гарантированного отпуска по графику.

Для того, чтобы иметь возможность отпуска по учебе необходимы соблюсти следующие условия:

• работник впервые поступает в ВУЗ.
• работник присутствует в штатном списке компании или стажируется.
• сотрудник намеревается стать заочником или поступить на вечернее отделение.

Отпуск при очной форме не имеет оплаты.

Льготные условия и возможность учиться во время работы имеют также лица, поступающие в аспирантуру, соискатели и докторанты. Их права занесены в отдельный закон «О высшем и послевузовском образовании» от 22 августа 1996 №125 Федерального Закона. Лица, которые являются претендентами в аспирантуру, получают отпуск, равный тридцати календарных дням, которые попадают под оплату по месту работы.

За служащим закреплено право выбрать не одно, а несколько учебных заведений, но закон оставляет право гарантий и льгот лишь по отношению к одному из них.

Предприниматель может не отпустить на учебу сотрудника, работающему не на полную ставку, т.е. совместителя (I часть статьи 287 ТК РФ).

Учебный отпуск и трудовой кодекс

Основные нюансы в отношении отпуска по учебе регулируются 26 главой Трудового кодекса РФ от 30 декабря 2001 № 197 Федерального Закона. Вопрос о гарантиях и компенсациях работников регулируется 173 статьей из Трудового Кодекса РФ и предписывает льготы для лиц, проходящих подготовку к вступительным экзаменам, допущенных к прохождению вступительных экзаменов и студентов – заочников и вечерников.

Учебное заведение, которое выбрал сотрудник, должно иметь установленный или подтвержденный государственный аккредитационный статус образовательного учреждения.

Если же он совмещает должность на предприятии с обучением в ВУЗе, не получившем аккредитацию, то он может рассчитывать на какие-либо гарантии со стороны предприятия только если данные случаи прописаны в трудовом договоре. (6 часть 173 статьи, 6 часть 174 статьи, 2 часть 175 статьи, 2 часть 176 статьи и 1 часть 177 статьи Трудового Кодекса РФ).

Оформление учебного отпуска

Для выдачи отпуска по учебе необходимы такие документы: свидетельства о государственном лицензировании учебного заведения (копия) и зачетная книжка, свидетельствующая об успешном прохождении учебы. В это входит и сдача всех задолженностей — контрольных, курсовых и лабораторных работ.

Для очередного отпуска на сессию надо написать заявление и представить справку — вызов, удостоверяющую место учебы гражданина, и предоставляющую ему возможность отпуска в этот период. Справка-вызов в обязательном порядке содержит определенные сроки, на основе которых работодатель подписывает заявление.

Работодатель по собственной инициативе вправе направить сотрудника на обучение. Детали предоставления отпуска и оплаты прописываются в «ученическом договоре», заключенном межу сторонами. В случае, если работник заинтересован во втором высшем образовании, ему будет отказано в получении отпуска и оплаты.

Учебное заведение обязано предоставить студенту справку — вызов, гарантирующую ему предоставление учебного отпуска.

Сроки предоставления и продолжительность учебного отпуска

Сроки предоставления ученического отпуска различны, в зависимости от курса обучения и статуса учебного заведения:

При обучении сотрудника в средне-специальных профессиональных заведениях (училищах, техникумах) он вправе получить отпуск длительностью тридцать календарных суток в начальные два курса и сорок дней дается на оставшиеся курсы. Когда сдается государственный экзамен дается один месяц, учебный отпуск для защиты диплома составляет два месяца.

Данные сроки регламентирует 174 статья Трудового Кодекса РФ.

Немного иначе обстоит дело с учащимися институтов. Им предоставляется больше календарных дней на сдачу межсессионных экзаменов:

• В период первого и второго курса для сдачи сессии предоставляется 40 дней, на последующие 50.
• На подготовку и защиту итоговой работы отводится четыре месяца.

Сотрудники-вечерники имеют право семичасовой рабочий день часов в период десяти месяцев для подготовки дипломной работы.

Количество отпускных дней на время окончания учебного заведения определяется 173 статьей. Трудового Кодекса РФ. Учебный отпуск на диплом дается на три месяца, на сдачу государственных экзаменов — один.

Оплата ученического отпуска

Оплачивается ли учебный отпуск?

Данный вид отпуска оплаты заслуживает так же, как и ежегодные, на основе среднего значения заработной платы последних двенадцати месяцев. Для высчитывания средней величины заработка при выплате отпускных берутся все выплаты сотрудника, исходя из которых формируется зарплата.

Если в предоставляемом отпуске присутствуют праздничные нерабочие дни, учебный отпуск не продлят, но оплатят нерабочие дни, так как они попадают в период предоставления данного отпуска.

Законодательством предусмотрены права работника в случае его заболевания на момент очередного учебного отпуска. Если недуг пришелся на время отпуска и продолжилась после его завершения, оплата больничного будет производиться с первого календарного дня нахождения сотрудника на рабочем месте. Больничный во время учебного отпуска не оплачивается.

Учебный и ежегодный отпуск

Пример № 1: Сотрудник ЗАО «Аист» находится в ежегодном отпуске, но ему сообщают, что скоро в университете начнется итоговая сдача экзаменов и он обязан устранить все имеющиеся задолженности по экзаменам и зачетам. Может ли он рассчитывать на предоставление учебного отпуска работнику со стороны начальства?

Законодательство однозначно говорит что нет, но если такая необходимость существует, сотрудник обязан прервать ежегодный отпуск и перенести его оставшиеся дни на другой период времени.

Учебный и декретный отпуск

Пример № 2: Работница завода ОАО « Маяк» имеет малолетнего ребенка и пребывает в отпуске по декрету, а также параллельно учится в институте. Близится период сдачи экзаменов, у нее есть справка-вызов, которую она собирается предоставить работодателю. Может ли она рассчитывать на отпуск по учебе?

Данный вид отпуска она вправе получить только в том случае, если прервет декретный отпуск.

Сотруднику и работодателю важно прийти к взаимопониманию в данном вопросе. Квалифицированные кадры, получившие достойное образование, должны быть по достоинству оценены руководством и коллегами по производству. Важно уважать права и интересы работников и с пониманием относиться к их благой цели – профессионально самосовершенствоваться и получать достойное образование. Будущий же студент не должен забывать о том, что работодатель не откажет в отпуске, а, наоборот, одобрит его инициативу, если все формальности и документы будут правильно соблюдены и не останется вопросов по предоставлению льгот и гарантий.

Законодательством предусмотрена гарантия предоставления отпуска лицам, получающим образование. В одних случаях он оплачивается по среднему заработку, в других – дается, но не оплачивается. Порядок и условия его предоставления прописаны в трудовом законодательстве.

Условия предоставления учебного отпуска

Отпуск на сессию предоставляется на следующих условиях:

• Освоение учебной программы соответствующего уровня осуществляется в первый раз. Форма обучения не влияет на право получения учебного отпуска, но оплата не производится при получении образования на дневном отделении.

Важно : отпуск предоставляется и оплачивается в полном объеме, если это предусмотрено коллективным договором или законом.

• Согласно ст. 177 трудового законодательства при совмещении обучения в двух образовательных заведениях гарантии и компенсации предоставляются только от одного.
• Учебное заведение должно быть аккредитованным. Исключение - получение образования в неаккредитованном образовательном учреждении предусмотрено коллективным договором.
• Основанием предоставления времени на сессию является вызывной документ с места учебы и заявление на имя работодателя.
• Длительность учебного отпуска определена трудовым законодательством.

Если лицо работает по совместительству, то учебный отпуск предоставляется по главному месту работы. На другой работе работодатель должен предоставить дополнительное неоплачиваемое время.

Оплачивается ли учебный отпуск при заочном обучении?

Учебный отпуск на заочной и очно-заочной форме обучения подлежит оплате работодателем. Например, работодатель производит оплату времени при прохождении итоговой аттестации и сдачи государственного экзамена. Вступительные испытания оплате не подлежат.

Как оплачивается сессия студенту-заочнику на работе?

Учебный отпуск оплачивается до начала сессии. Как правило, оплата производится за 3 дня до начала учебы или приурочивается к ближайшей дате выдачи аванса или заработной платы.

Особенности:

• На первом курсе при похождении промежуточных экзаменов на отпуск дается 40 дней, на втором - 40 дней (50, если обучение ускоренное), на остальных - по 50 дней.
• При написании бакалаврской работы или диплома, сдачи госэкзаменов и защите выпускной работы – отпуск продлевается до 4 месяцев.
• Заработок сохраняется на 50% при сокращении рабочей недели на 7 часов до 10 месяцев.
• Предусмотрено дополнительное время учебы для аспиранта в количестве 30 дней.
• Возможно освобождение 1 дня на неделе с оплатой в размере 1/2 от среднего заработка и 2 дня на последнем годе обучения без сохранения оплаты труда для аспиранта.
• Согласно нормам трудового законодательства оплата отпуска при получении второго высшего образования не осуществляется. Исключение составляют случаи, предусмотренные коллективным договором.

Оплата не производится при прослушивании курсов и сдаче вступительных экзаменов в течение 15 дней. Отпуск на сессию оплачивается исходя из средней оплаты труда. Например, заработок за 1 год равен 340 тыс. рублей:

• 340 тыс. рублей: 12 месяцев = 28333 рубля (средний заработок за 1 месяц);
• 28333 рубля: 29,3 (среднее количество дней в 1 месяце) = 967 рублей (оплата труда за 1 день);
• Если справка-вызов предоставлена на 23 дня, то к выплате - 967 рублей * 23 = 22 241 рубль.

Помимо оплаты самого времени учебы работник имеет право, в случае успешного освоения программы, на оплату проезда в город, где находится учебное заведение.

Если образование получается в высшем учебном заведении, то оплата проезда возмещается в 100% размере. В случае обучения в среднем специальном учебном заведении - в размере 50%.

Как оформить отпуск студенту-заочнику?

Оплачивается сессия студенту-заочнику на работе, если сотрудник заранее напишет заявление на отпуск. Оно оформляется в произвольной форме и пишется от руки или на компьютере.

В документе указываются:

• наименование организации;
• должность и ФИО руководителя;
• должность работника-студента;
• ФИО работника;
• название документа «Заявление»;
• просительная часть;
• приложение;
• дата;
• подпись и расшифровка.

Кадровик издает приказ, который подписывает руководитель. После формальностей сотрудник получает деньги. Вторая часть справки-вызова сдается работодателю после сдачи сессии. Она является подтверждением успешного прохождения учебы.

В зависимости от типа образования предоставляется разное количество дней оплачиваемой сессии:

1. Получение образования по программе специалитета, бакалавриата и магистратуры:
   • 40 дней – на первых двух курсах;
   • 50 дней – на остальных.
2. Получение среднего специального образования:
   • 30 дней – в первые 2 года;
   • 40 дней – в остальные годы.

Обязан ли работодатель оплачивать учебный отпуск при очной форме?

Согласно положениям ст. 173 трудового кодекса сессия оплачивается только лицам, проходящим обучение на заочной и вечерней форме. Плата осуществляется по среднему заработку за количество дней, указанных в справке-вызове.

Работник, получающий образование на дневном отделении, вправе рассчитывать только на предоставление дополнительного неоплачиваемого отпуска. Стоит отметить, что проезд в случае успешного освоения учебной программы по очной форме обучения очнику также не оплачивается.

Часто задаваемые вопросы

Рассмотрим некоторые вопросы предоставления времени на сдачу сессии.

Можно ли частично использовать учебный отпуск?

Согласно трудовому законодательству лицам, совмещающим работу и учебу, предоставляются определенные гарантии. Работник, осваивающий образовательную программу по заочной или очно-заочной форме обучения, вправе претендовать на получение дополнительного оплачиваемого времени.

Данная мера является правом работника и обязанностью работодателя, то есть работник по своему желанию может воспользоваться предоставленной гарантией или отказаться от нее.

Отпуск предоставляется на основании заявления. Документом, дающим основание для оформления учебного отпуска и произведения оплаты, является справка-вызов из учебного заведения. В ней указывается количество дней сессии.

Важно: сотрудник в заявлении может указать меньшее количество дней, чем в справке-вызове. В таком случае остальное время должно быть потрачено на выполнение трудовых функций. Законодательного запрета на такие действия нет. Оплата осуществляется в соответствии с заявлением (указывается необходимое количество дней в пределах промежутка из справки-вызов). Остальное время оплачивается в обычном порядке.

Может ли сотрудник присоединить к учебному отпуску основной?

Сотрудник имеет право на ежегодное время отдыха. Время на учебу дается на основании справки из образовательного учреждения. В случае их совпадения ежегодный отпуск присоединяется к учебному или переносится на другое время с согласия работника.

Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодное время отдыха продлевается или переносится на другой период в следующих случаях:

• болезни;
• исполнения государственных обязанностей;
• иных ситуациях, предусмотренных ТК РФ.

Перечень обстоятельств, при которых продлевается ежегодный отпуск, открытый. Поэтому не имеется никаких оснований для отказа в продлении.

В таком случае требуется учет интересов других работников. Если графиком отпусков на это время предусмотрено время отдыха другого сотрудника, а уход обоих влечет остановку производственного процесса, то осуществляется перенос.

Учебный отпуск предоставляется и оплачивается, если образование получается в первый раз по заочной или вечерней форме. Работник вправе воспользоваться как всем, так и частью предоставленного времени. В случае совпадения учебного и ежегодного отпусков, второй продлевается или переносится на другой период времени.

УЧЕБНЫЙ ОТПУСК: ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ,

ОФОРМЛЕНИЯ И НАЛОГОВОГО УЧЕТА

Нередко в организациях отдельные сотрудники совмещают работу с учебой в образовательных учреждениях. Заканчивается весенний семестр, и скоро очередная экзаменационная сессия. В соответствии с законодательством указанным работникам полагаются учебные отпуска. Рассмотрим особенности их предоставления, документального оформления и оплаты и как бухгалтеру при этом избежать дополнительных проблем.

Гарантии и компенсации для сотрудников, совмещающих работу с обучением, предусмотрены ст. ст. 173 — 177 ТК РФ, а также ст. 17 Федерального закона от 22.08.1996 N 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». В частности, к подобным гарантиям относится право данных работников на дополнительный (учебный) отпуск. Учебные отпуска можно условно разделить на два вида. Во-первых, это отпуска, предоставляемые для поступления в образовательные учреждения, то есть для сдачи вступительных экзаменов в учреждения высшего и среднего профессионального образования, а также для сдачи выпускных экзаменов по окончании подготовительных отделений высших учебных заведений, если они являлись слушателями этих отделений. А во-вторых, учебные отпуска, которые работники могут получить во время учебы в учреждениях высшего и среднего профессионального образования (для прохождения промежуточной аттестации, сдачи итоговых экзаменов и т.д.), а также в вечерних (сменных) школах и учреждениях начального профессионального образования.

Согласно ст. 173 Трудового кодекса право на учебные отпуска имеют работники, направленные на обучение самим работодателем, а также поступившие (поступающие) в образовательное учреждение по собственной инициативе. Кроме того, данные отпуска работодатель обязан предоставлять независимо от того, связано или нет обучение работника с его трудовыми обязанностями, начал он учиться до или после приема на работу и находится или нет работник на испытательном сроке.

Отметим, что учебные отпуска работникам полагаются при всех формах обучения: очной, вечерней и заочной.

Условия предоставления учебного отпуска

Согласно ст. 11 ТК РФ учебные отпуска обязаны предоставлять все работодатели независимо от форм собственности и видов деятельности. При этом, несмотря на право работника на учебный отпуск, указанные отпуска предоставляются при условии, если в отношении данных работников соблюдаются требования, установленные ст. ст. 173 — 177 ТК РФ. Так, учебный отпуск может оформить работник, который учится по очной, заочной или очно-заочной (вечерней/сменной) формам обучения в образовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию. При отсутствии у образовательного учреждения государственной аккредитации отпуск работнику предоставляется лишь в том случае, если в коллективном или трудовом договоре отражено условие о предоставлении учебного отпуска независимо от наличия у образовательного учреждения указанного выше документа.

Кроме того, учебный отпуск полагается только работнику, получающему начальное, среднее или высшее профессиональное образование впервые. Это ограничение не распространяется на работников, уже имеющих профессиональное образование соответствующего уровня и направленных на обучение работодателем на основании трудового договора или соглашения об обучении, заключенных в письменной форме. При наличии поименованных документов работник вправе оформить учебный отпуск, несмотря на то что получаемое образование не является для него первым.

Примечание. Помимо учебного отпуска, работник, совмещающий работу с обучением, вправе претендовать и на другие гарантии и компенсации, предусмотренные Трудовым кодексом. К ним, в частности, относится право на сокращенную рабочую неделю (на 7 часов) с выплатой на время освобождения 50% среднего заработка, но не ниже МРОТ, на оплату проезда к месту учебы и обратно и др.

Пример 1. Сотрудник ООО «Кристалл» Н.А. Михайлов находится на сроке испытания. Он учится заочно на втором курсе вуза. В мае 2011 г. сотрудник представил в организацию все необходимые документы для оформления учебного отпуска. Работодатель не вправе отказать Н.М. Михайлову в предоставлении учебного отпуска, мотивируя это тем, что он находится на сроке испытания. Ведь в этом случае будут нарушены нормы ст. 70 ТК РФ, в соответствии с которыми в период испытания на работника распространяются положения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашений и локальных нормативных актов организации.

Кроме того, при предоставлении учебного отпуска названному работнику ООО «Кристалл» должно учитывать следующее:

— увольнение работника по инициативе работодателя (в том числе как непрошедшего испытательный срок) в период пребывания работника в отпуске не допускается (ст. 81 ТК РФ);

— в срок испытания не засчитываются периоды, когда работник фактически отсутствовал на работе (ст. 70 ТК РФ).

Если сотрудник обучается одновременно в двух образовательных учреждениях, учебный отпуск предоставляется по его выбору только в связи с обучением в одном из этих учреждений. Кроме того, сотрудник имеет право на учебный отпуск, если работа в организации является для него основным местом работы.

Примечание. Внутренним и внешним совместителям учебный отпуск предоставляется и оплачивается только по основному месту работы.

Пример 2. Сотрудник ЗАО «Морозко» А.В. Новиков получает первое высшее профессиональное образование в высшем учебном заведении, не имеющем государственной аккредитации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Отсутствие у образовательного учреждения аккредитации, оформленной в соответствии с законодательством РФ, не исключает возможности получения работником учебного отпуска. А.В. Новиков может получить учебный отпуск, обучаясь в данном учреждении, если в трудовом договоре, заключенном с ним, будет указано, что учебный отпуск предоставляется при условии, что из учебного заведения предъявлен документ, подтверждающий вызов работника на сессию.

Обратите внимание! Ответственность организации за нарушение порядка предоставления учебного отпуска

Если в соответствии с трудовым законодательством работнику полагается оплачиваемый учебный отпуск, работодатель не имеет права (независимо от причин таких действий) обязать работника оформить отпуск без сохранения заработной платы. В противном случае при обращении работника в государственную трудовую инспекцию организация-работодатель может быть привлечена к административной ответственности в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб. или приостановления деятельности на срок до 90 суток. Кроме того, на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Помимо административной ответственности за задержку выплаты отпускных сумм, организация несет также материальную ответственность. Согласно ст. 236 ТК РФ одновременно с выплатой отпускных она должна заплатить работнику проценты в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования Банка России от невыплаченных сумм за каждый день задержки. Проценты начисляются со следующего дня после установленного срока выплаты причитающихся работнику сумм по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплатить указанные проценты возникает у работодателя независимо от наличия его вины.

Порядок предоставления и документального оформления учебного отпуска

Учебные отпуска, предоставляемые работодателем, делятся на отпуска с сохранением среднего заработка и без сохранения заработной платы. Отпуска с сохранением среднего заработка работодатель обязан предоставлять в период всего обучения работникам с заочной и очно-заочной (вечерней) формами обучения. Отпуска без сохранения заработной платы оформляются работникам для сдачи вступительных экзаменов в различные образовательные учреждения, а также для сдачи выпускных экзаменов по окончании подготовительных отделений вузов. Также неоплачиваемый отпуск в период учебы предоставляется работникам, получающим образование по очной форме обучения.

Чтобы получить учебный отпуск (как с оплатой, так и неоплачиваемый), работник должен представить в организацию два документа:

— справку-вызов образовательного учреждения;

— заявление о предоставлении учебного отпуска.

Примечание. Приказом Минобразования России формы справки-вызова утверждены только для высших и средних специальных учебных заведений. Поэтому работники, обучающиеся в образовательных учреждениях начального профессионального образования, представляют указанные документы по формам, самостоятельно разработанным названными учреждениями.

Справка-вызов. Этот документ из образовательного учреждения является основанием для предоставления учебного отпуска, а также иных гарантий сотрудникам, совмещающим работу с обучением. Форма справки-вызова зависит от статуса образовательного учреждения и оснований, по которым она выдается. Так, например, работник, который учится в высшем учебном заведении и имеет право на оплачиваемый учебный отпуск, должен представить справку-вызов по форме, которая приведена в Приложении N 1 к Приказу Минобразования России от 13.05.2003 N 2057. Работник, поступающий в вуз и имеющий право на отпуск без сохранения зарплаты, должен представить справку-вызов по форме, приведенной в Приложении N 2 к названному Приказу. Работники, поступающие и обучающиеся в средних специальных учебных заведениях, представляют справки-вызовы по формам, утвержденным Приказом Минобразования России от 17.12.2002 N 4426.

Справка-вызов выдается образовательным учреждением работнику перед началом учебного отпуска. Она состоит из двух частей: непосредственно из справки-вызова и справки-подтверждения. Организация получает данный документ с заполненной первой частью. В ней, в частности, указывается полное наименование образовательного учреждения, сведения о государственной аккредитации, вид учебного отпуска (для прохождения вступительных испытаний, промежуточной аттестации, сдачи итоговых государственных экзаменов и др.), а также продолжительность учебного отпуска.

Обратите внимание: продолжительность учебного отпуска (как с сохранением среднего заработка, так и неоплачиваемого), указываемая в справке-вызове, не должна превышать период, установленный ст. ст. 173 — 176 ТК РФ (табл. 1 и 2 на с. 85 — 86).

Таблица 1. Продолжительность учебных отпусков с сохранением среднего заработка

—Подготовка и защита выпускной квалификационной работы и сдача итоговых государственных экзаменов4 месяца2 месяца——Сдача итоговых государственных экзаменов (если программа образовательного учреждения не предусматривает по окончании обучения написания и защиты выпускной квалификационной (дипломной) работы)1 месяц1 месяц——Сдача экзаменов——30 календарных дней в течение одного года—Сдача выпускных экзаменов в IX классе———9 календарных днейСдача выпускных экзаменов в XI (XII) классе———22 календарных дня

Таблица 2. Продолжительность учебных отпусков без сохранения среднего заработка

б) для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов;

в) для сдачи итоговых государственных экзаменов/итоговых экзаменов (если программа образовательного учреждения не предусматривает по окончании обучения написания и защиты квалификационной (дипломной) работы)

15 календарных дней в учебном году

10 календарных дней в учебном году

Первая часть справки-вызова служит основанием для предоставления учебного отпуска работнику и начисления ему отпускных.

Вторая часть справки-вызова заполняется образовательным учреждением и заверяется печатью после учебного отпуска. Она является подтверждением того, что работник использовал учебный отпуск по назначению, а именно: действительно находился в том образовательном учреждении, которое выдало ему указанную справку-вызов. Эту часть работодатель отдает работнику при получении от него справки-вызова перед отпуском, а работник возвращает ее при выходе на работу из учебного отпуска. В случае непредставления по требованию работодателя данного документа период отсутствия сотрудника на работе может квалифицироваться как прогул с соответствующими негативными последствиями.

Примечание. Прогул относится к дисциплинарным проступкам, за совершение которых работодатель (на основании представленных объяснений отсутствовавшего работника) вправе применять разные виды дисциплинарных взысканий, предусмотренные ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор, увольнение). Чтобы применить дисциплинарное взыскание, работодатель должен провести ряд обязательных процедур, установленных ст. 193 ТК РФ.

Заявление на предоставление учебного отпуска. Оформление учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника. Поэтому он может оформлять его, а может и не оформлять. Если сотрудник решит не брать учебный отпуск, работодатель предоставлять его не обязан. Кроме того, работник вправе взять учебный отпуск не полностью, а частично. Например, при продолжительности отпуска 15 календарных дней, указанных в справке-вызове, работник может оформить учебный отпуск на 10 календарных дней.

Поскольку сотрудник имеет право использовать учебный отпуск частично, то для получения учебного отпуска, помимо справки-вызова, он должен подать работодателю соответствующее заявление. В заявлении работник указывает вид отпуска в соответствии со сведениями, указанными в справке-вызове, даты его начала и окончания, а также продолжительность в днях.

На основании указанных выше надлежаще заполненных документов работодатель обязан предоставить работнику учебный отпуск, а также начислить и выплатить отпускные. Для этого работодатель:

— издает приказ о предоставлении учебного отпуска по форме N Т-6 <1>;

— рассчитывает сумму отпускных за учебный отпуск (если работнику полагается оплачиваемый учебный отпуск) путем оформления записки-расчета о предоставлении отпуска по форме N Т-60 <1> и выплатить отпускные;

— отражает информацию о предоставлении учебного отпуска в разд. VIII «Отпуск» личной карточки работника по форме N Т-2 <1>;

— указывает дни отпуска в табеле учета рабочего времени по форме N Т-12 <1> или N Т-13 <1> путем проставления буквенного кода «У» (при оплачиваемом отпуске) или буквенного кода «УД» (при неоплачиваемом отпуске).

———————————

<1> Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. От работника, обратившегося с заявлением о предоставлении учебного отпуска, копию свидетельства о государственной аккредитации образовательного учреждения требовать не нужно, поскольку вся необходимая информация (номер свидетельства, дата его выдачи, наименование органа, выдавшего свидетельство) имеется в справке-вызове.

Порядок выплаты отпускных

Отпускные работникам за период учебного отпуска рассчитываются по общим правилам, установленным ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Чтобы определить сумму отпускных, нужно сумму заработной платы, начисленной за последние 12 календарных месяцев перед уходом в отпуск, разделить на 12 и 29,4, а затем полученный результат умножить на количество календарных дней отпуска.

Согласно ст. 136 ТК РФ отпускные работнику должны быть выплачены не позднее чем за три дня до его начала. При этом данная статья не уточняет, какие дни имеются в виду — рабочие или календарные. По мнению автора, организация-работодатель обязана выдать учебные отпускные не позднее чем за три рабочих дня до начала отпуска.

Если работник является совместителем (внешним или внутренним), учебный отпуск ему предоставляется и оплачивается только по основному месту работы (ст. 287 ТК РФ). В отношении работы по совместительству такому работнику на основании его заявления может быть предоставлен обычный отпуск без сохранения заработной платы (табл. 3).

Таблица 3. Порядок предоставления учебных отпусков работникам-совместителям

Примечание. В ст. 128 Трудового кодекса сказано, что по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения зарплаты. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

В соответствии со ст. 173 Трудового кодекса сотрудникам, которые получают высшее образование по заочной и вечерней формам обучения, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов организация обязана предоставить оплачиваемый учебный отпуск сроком на четыре месяца. Выплата отпускных при таком отпуске осуществляется в общеустановленном порядке, а именно: вся сумма отпускных выплачивается перед началом отпуска. Оплачивать указанный отпуск частями (например, ежемесячно) работодатель не вправе, так как трудовым законодательством это не предусмотрено.

Учебный отпуск носит целевой характер. Это означает, что он должен быть использован работником строго по назначению — для подготовки к вступительным испытаниям, прохождения промежуточной или итоговой аттестации, защиты выпускной работы, сдачи государственных экзаменов и т.д. Поэтому если этот отпуск работник решил не оформлять, то одновременно с окончанием периода, на который он должен быть предоставлен, прекращается обязанность работодателя его предоставлять и оплачивать. Денежную компенсацию по неиспользованному отпуску работодатель выплачивать не может, поскольку такое право Трудовым кодексом ему не дано. Более того, при выплате названной компенсации действия работодателя расцениваются как нарушение трудового законодательства, в связи с чем к нему могут быть применены меры административной ответственности, установленные ст. 5.27 КоАП РФ.

Примечание. Согласно нормам Трудового кодекса денежная компенсация при неиспользовании учебного отпуска не выплачивается. Если работодатель такую компенсацию все же выплатит, признать подобные расходы в целях налогообложения прибыли он не сможет.

Типичные ситуации при предоставлении учебных отпусков

Как сказано выше, продолжительность учебного отпуска, который организация должна предоставить работнику-студенту, определяется на основании справки-вызова. Вместе с тем этот срок не является для работодателя обязательным, если работник принял решение использовать его частично либо не использовать совсем. В первом случае отпускные начисляются исходя из количества дней отпуска, указанных в заявлении работника. Во втором случае отпускные ему вообще не начисляются и не выплачиваются.

Пример 3. Работник ООО «Авангард» Н.А. Смирнова представила в организацию справку-вызов из вуза на предоставление оплачиваемого учебного отпуска с 1 по 25 апреля 2011 г. (25 дней). В заявлении на учебный отпуск она указала срок с 1 по 20 апреля 2011 г. (20 дней). Такое заявление не является нарушением, поскольку полагающийся отпуск работник имеет право использовать по своему усмотрению — полностью, частично либо не использовать вообще.

В рассматриваемом случае организация должна начислить отпускные Н.А. Смирновой исходя из срока отпуска, указанного в заявлении. С 21 апреля данная сотрудница обязана выйти на работу.

Нередко бывает, что в справке-вызове указан один срок учебного отпуска и в соответствии с этим сроком работнику начислены отпускные, а в справке-подтверждении проставлен другой срок (меньший). Такое возможно, например, если работник сдал экзамены досрочно. В подобной ситуации перерасчет сумм отпускных не производится и отпуск не прекращается.

Примечание. Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка) должны храниться до окончания надобности в этих документах, но не менее пяти лет (п. 417 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 588).

Пример 4. Работник ЗАО «Агат» С.М. Иванов учится заочно в высшем учебном заведении. Ему предоставлен оплачиваемый учебный отпуск в сроки, указанные в справке-вызове, — с 14 мая по 5 июня 2011 г. С.М. Иванов досрочно сдал зачеты и экзамены, поэтому в справке-подтверждении, представленной при выходе на работу 6 июня 2011 г., указаны другие сроки учебного отпуска — с 14 по 31 мая 2011 г.

Факт досрочной сдачи сессии или защиты диплома не обязывает работника прерывать учебный отпуск и выходить на работу. Пересчет отпускных сумм в таких случаях не производится. А действия работника нельзя квалифицировать как прогул.

Если на время учебного отпуска приходятся нерабочие праздничные дни, то эти дни учитываются и оплачиваются как дни учебного отпуска. На нерабочие праздничные дни учебный отпуск, предоставляемый работнику в связи с обучением в образовательном учреждении, не продлевается (табл. 4).

Таблица 4. Влияние нерабочих праздничных дней на продолжительность и оплату учебного и ежегодного отпусков

Примечание. Учебные отпуска предоставляются не за рабочий год (как ежегодные), а за учебный год. Поэтому право на дополнительный отпуск, связанный с учебой, не зависит от стажа работы у работодателя.

Работник не может одновременно находиться в двух отпусках — в ежегодном оплачиваемом отпуске и в учебном отпуске. Дело в том, что эти отпуска имеют различное целевое назначение и регулируются разными нормами Трудового кодекса. Учебный отпуск предоставляется на основании положений разд. VII «Гарантии и компенсации», а ежегодный оплачиваемый отпуск — в соответствии с разд. V «Время отдыха». Значит, если указанные отпуска совпадают по времени, работник ущемляется в одном из его прав — в праве на получение гарантий и компенсаций либо в праве на отдых. Учитывая это, ежегодный оплачиваемый отпуск переносится на другое время либо по соглашению работодателя и работника присоединяется к учебному отпуску. Основанием являются ст. ст. 124 и 177 ТК РФ.

Пример 5. Работник ООО «Космос» С.Б. Потапов представил в организацию справку-вызов из вуза на предоставление учебного отпуска с 1 по 26 июня 2011 г. Согласно утвержденному графику отпусков этому работнику с 20 июня 2011 г. полагается ежегодный оплачиваемый отпуск.

Работодатель не вправе обязать сотрудника оформить ежегодный оплачиваемый отпуск с указанной даты. Этот отпуск может быть предоставлен С.Б. Потапову с 27 июня либо в более поздний срок.

На время учебного отпуска работника приходится праздничный день — 12 июня. Этот день из числа отпускных дней не исключается, и учебный отпуск не продлевается. Таким образом, ООО «Космос» должно оплатить С.Б. Потапову учебный отпуск за период с 1 по 26 июня 2011 г. (26 календарных дней).

Работнику, заболевшему во время учебного отпуска, пособие по временной нетрудоспособности за дни болезни, приходящиеся на дни отпуска, не назначается и на эти дни не продлевается. Это следует из ст. 183 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ, а также пп. «а» п. 17 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375. Согласно указанным нормам за период освобождения от работы пособие по временной нетрудоспособности не назначается (кроме болезни во время ежегодного отпуска).

Поэтому, если сотрудник заболел, когда находился в учебном отпуске, работодатель должен оплатить ему больничный лист только за дни болезни, приходящиеся на период после окончания учебного отпуска.

Пример 6. Воспользуемся условием примера 5. Предположим, С.Б. Потапов, находясь в учебном отпуске (с 1 по 26 июня), заболел. Больничный лист ему выдан с 21 по 30 июня 2011 г. Пособие по временной нетрудоспособности данному сотруднику должно быть начислено и выплачено за период с 27 по 30 июня. За время болезни, приходящееся на учебный отпуск, пособие работнику не полагается.

Исчисление налогов и страховых взносов с сумм оплаты учебных отпускных

Налог на прибыль. Расходы на оплату учебного отпуска, предоставленного с учетом требований ст. ст. 173 — 177 ТК РФ, учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда. Об этом говорится в п. 13 ст. 255 НК РФ. Если дни отпуска приходятся на разные отчетные периоды, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период (Письма Минфина России от 22.04.2010 N 03-03-06/1/288 и от 13.04.2010 N 03-03-06/1/255).

Примечание. При невыполнении требований ст. ст. 173 — 177 ТК РФ расходы на оплату учебного отпуска при исчислении налога на прибыль не признаются.

НДФЛ и страховые взносы. Суммы оплаты учебных отпусков облагаются НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды в общеустановленном порядке. Поскольку согласно п. 3 ст. 217 НК РФ и ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ указанные суммы в перечень выплат, освобождаемых от обложения НДФЛ и страховыми взносами, не входят.

Работодатель обязан предоставлять сотруднику учебный отпуск, однако это не означает, что во всех случаях он является оплачиваемым.

Из статьи вы узнаете:

Учебный отпуск

173 статья Трудового кодекса (учебный отпуск) предусматривает для наемных работников право на освобождение от работы на период прохождения ими обязательных учебных мероприятий, которые требуются для получения соответствующего диплома об окончании обучения данного уровня. Вместе с тем, получить учебный отпуск может далеко не каждый работник, который проходит обучение: для этого необходимо, чтобы его ситуация соответствовала ряду критериев, установленных действующим законодательством.

Важнейшими из них являются следующие:

сотрудник получает образование соответствующего уровня впервые. Это означает, что в других случаях он не имеет права на получение учебного отпуска - например, такое правило действует в случае получения им второго высшего образования. Опытные работники кадровых служб рекомендуют в такой ситуации посвящать сдаче экзаменов и зачетов время основного отпуска или договариваться с работодателем об оформлении отпуска без сохранения заработной платы ;

образовательная организация, в которой он обучается, имеет действительную государственную аккредитацию;

работник успешно осваивает образовательную программу (критерии успешности устанавливаются обыкновенно самим учебным заведением);

Кроме того, индивидуальный или коллективный договор либо другой нормативный документ, регламентирующий права работника и обязанности работодателя, может включать также другие возможности предоставления отпуска для прохождения обучения. При их рассмотрении необходимо иметь в виду, что эти документы не могут ухудшать положения сотрудника в сравнении с действующим законодательством. Ознакомьтесь с этим материалом , чтобы понять, как это может быть реализовано на практике.

Скачайте документы по теме:

Обратите внимание! Согласно положениям ст. 287 ТК РФ работник имеет право на оплату учебного отпуска только по основному месту работы. При работе по совместительству необходимые дни отдыха он должен будет оформить за свой счет.

Предоставление учебного отпуска по Трудовому кодексу (статья 173) является обязанностью, а не правом работодателя. Это означает, что в данном случае у него нет возможности отказать работнику в предоставлении такого отпуска. Кроме того, важно принимать во внимание, что в данной ситуации не имеет значения стаж работы сотрудника у данного работодателя. Получить учебный отпуск он может и до того, как отработал шесть месяцев в этой организации. Узнайте, как быть, если учебный отпуск совпадает с другими видами отпусков, например, отпуском по уходу за ребенком, прочитав нашу .

Продолжительность учебного отпуска для учащихся высших учебных заведений

Предоставление учебного отпуска работнику возможно на разный промежуток времени. В частности, отпуска для студентов вузов регламентированы положениями ст. 173 ТК РФ. Максимальное время отпуска зависит от целого ряда факторов, в число которых входят тип образования, вид образовательной программы и некоторые другие нюансы. Так, определенные виды отпусков предоставляются с сохранением среднего заработка за период отсутствия на рабочем месте:

для прохождения государственных экзаменов и защиты дипломной работы сотрудник вправе получить отпуск длительностью до 4 месяцев.

Обратите внимание! Данные виды отпусков предоставляются только работникам, обучающимся без отрыва от производства, то есть по очно-заочной или заочной форме.

Помимо этого, для ряда учебных мероприятий работодатель обязан предоставить сотруднику, проходящему обучение в вузе, отпуск без сохранения заработной платы:

для студентов-очников - 15 календарных дней для обычных сессий, один месяц - для государственных экзаменов, четыре месяца - для государственных экзаменов и защиты диплома.

Помимо отпуска, для студентов вузов действующим Трудовым кодексом установлены также дополнительные гарантии и компенсации , включая:

оплату работодателем проезда к месту нахождения вуза и обратно (для заочников, один раз в год);

для студентов последнего курса - сокращенная рабочая неделя, продолжительность которой на 7 часов меньше стандартной. Сокращение может производиться путем урезания стандартного рабочего дня или сохранения его продолжительности с предоставлением одного полностью свободного рабочего дня в неделю (для студентов заочной и очно-заочной формы обучения, в течение 10 месяцев до итоговой аттестации). При этом время, высвобожденное от работы для обучения, подлежит оплате в особом порядке: как именно его нужно оплатить, читайте в нашем материале .

Обратите внимание! Продолжительность учебного отпуска, предоставляемого сотруднику, измеряется в календарных днях.

Продолжительность учебного отпуска для учащихся средних специальных учебных заведений

По аналогии со студентами ВУЗов, которым Трудовой кодекс дает учебный отпуск по статье 173, право на получение учебного отпуска по ст. 174 имеют также студенты средних специальных учебных заведений. Оплачиваемый отпуск предоставляется обучающимся заочной и очно-заочной формы обучения:

для прохождения государственных экзаменов и защиты дипломной работы сотрудник вправе получить отпуск длительностью до 2 месяцев.

При этом работник, одновременно обучающийся в двух образовательных организациях, имеет право на получение отпуска и других льгот только в связи с получением образования в одной из них - по самостоятельному выбору работника.

Обратите внимание! В описанном случае работник может лишиться права выбора между организациями, если государственную аккредитацию имеет только одна из них: тогда отпуск предоставляется для обучения именно в этом учреждении.

Справка-вызов

Таким образом, процедура оформления учебного отпуска требует, чтобы работник кадровой службы организовал получение двух необходимых документов. Первый из них - это справка-вызов, направляемая работнику, проходящему обучение, образовательным учреждением, предоставляющим ему соответствующие услуги. Данный документ оформляется учебным заведением и выдается учащемуся на руки для представления по месту работы.

Форма справки-вызова утверждена приказом Минобрнауки РФ от 19.12.2013. При получении от сотрудника справки-вызова по установленной форме кадровик должен проверить ряд важных моментов, которые определяют, имеет ли право сотрудник на предоставление отпуска - в частности:

1. наличие государственной аккредитации у учебного заведения;
2. право на получение оплачиваемого отпуска;
3. количество дней, положенное сотруднику в связи с прохождением обучения.

Фиксация учебного отпуска в табеле рабочего времени

Ученический отпуск по Трудовому кодексу (статья 173) с сохранением права на выплату заработной платы за период отсутствия на рабочем месте могут получить сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образование высшего или среднего-профессионального уровня. При этом, однако, обязательным условием для возникновения такого права является особая форма получения такого образования - очно-заочная или заочная, то есть без отрыва от производства. Ознакомьтесь с нашим материалом , чтобы узнать, какова установленная продолжительность такого оплачиваемого отпуска для сотрудников.

На основании представленных документов из образовательного учреждения, работодатель должен предоставить таким работникам учебный отпуск для прохождения учебных мероприятий в соответствии со ст. 173-177 ТК РФ об учебном отпуске. Чтобы отразить учебный отпуск с сохранением заработной платы в форме табеля учета рабочего времени, следует использовать код У или 11.